Segretariato per reception: organizzazione, accoglienza e controllo flussi
Le richieste del servizio di Segretariato per reception seguono tendenze crescenti negli ultimi anni. Questo servizio è richiesto soprattutto in uffici, aziende, spazi co-working ma anche fabbriche, centri direzionali, hotel e palestre. È una figura che ricopre un’importanza cruciale perché migliora di molto l’esperienza dell’utenza che visita un determinato luogo di lavoro. La sua presenza e il suo servizio di accoglienza, infatti, può mettere a suo agio la persona che si relaziona in un luogo che non conosce. Un disorganizzato servizio di reception potrebbe dare una brutta impressione del luogo di lavoro. In fin dei conti l’opinione delle persone deriva dall’esperienza che vivono in buona parte. Se queste arrivano in un luogo per la prima volta e non ricevono alcun supporto, il rischio è che abbiano una pessima impressione. Questo è assolutamente da evitare se si vuole costruire un business duraturo nel tempo e si vuole preservare l’immagine della propria attività. Proprio per questo motivo noi di Security Job S.r.l. mettiamo a disposizione dei nostri clienti dei professionisti del settore in grado di offrire un servizio di Segretariato per reception.
Qual è il compito di una segretaria per reception?
Molte volte si sente parlare di Receptionist ma non tutti conoscono i servizi che svolge questa figura. Il nostro addetto accoglie le persone in un luogo lavorativo e inoltre è la prima persona con cui si entra in contatto. Non deve disporre solo ed esclusivamente di professionalità ma deve avere spiccate doti umane e comunicative. Un buon operatore di reception deve essere gentile ed educato e deve sempre comunicare in modo positivo con qualsiasi persona si interfaccia.
È la figura che rappresenta l’azienda o l’ufficio o il luogo di lavoro; quindi, è fondamentale che faccia una buona prima impressione. Proprio per queste ragioni deve indossare sempre degli abiti consoni all’ambiente di lavoro in genere è una divisa elegante.
Oltre ad accogliere le persone, ha il compito anche di dare tutte le informazioni riguardanti la struttura. Quindi se un cliente entrerà potrà parlare con questa figura per avere maggiori dettagli in merito alle attività presenti all’interno della struttura, agli orari di apertura e chiusura ed eventuali contatti. In alcuni casi ha anche il compito di accompagnare i clienti all’interno dell’edificio per accompagnarli alle sale riunioni o agli uffici direzionali.
Altro compito fondamentale è sicuramente quello della vigilanza. Infatti, dato che la posizione della reception è all’ingresso della struttura, suo compito è quello di monitorare gli ingressi e le uscite. Questo è molto importante per chi vuole vivere in un ambiente di lavoro sicuro ed essere certo che non si introduca qualcuno con cattive intenzioni.
Molte volte la reception si occupa anche di alcune mansioni di segretariato, svolgendo attività come lo smistamento di chiamate in ingresso, risposta ad e-mail e accettazione di posta. Inoltre, viene sempre più spesso richiesto ai receptionist di gestire anche gli appuntamenti, soprattutto nelle cliniche private, spazi co-working e medi e grandi uffici.
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Dove serve una segretaria per reception?
Il servizio di reception è adatto in varie tipologie di luoghi di lavoro come:
Centro Fitness
Per un centro fitness avere a disposizione personale di reception professionale e in forma potrebbe essere l’ideale per ottenere un forte impatto sul cliente. Inoltre, potrebbe gestire tutti gli appuntamenti e rispondere a qualsiasi richiesta di informazioni. Tra i nostri clienti, infatti, abbiamo collocato delle receptionist Bergamo in una delle più grandi palestre della zona.
Uffici e Co-Working
Un personale preparato come quello di Security Job si occuperebbe della gestione delle chiamate e degli appuntamenti. Di far visitare il luogo di lavoro a clienti potenzialmente interessati, di dare tutte le informazioni richieste. Lo smistamento della posta fisica e digitale è una delle attività principali per una Receptionist per Uffici e co-working. La formazione del personale permetterà ad esso di far fronte a qualsiasi esigenza del cliente, che, in alcuni casi viene consegnato un protocollo scritto delle mansioni.
Cliniche private e RSA
Anche in questo caso la receptionist per cliniche ha un ruolo molto importante. Potrà infatti supervisionare tutti i flussi in entrata e in uscita, quindi, potrà garantire che nessuno di indesiderato acceda in questi posti in cui sono presenti anche persone che hanno delle fragilità. Inoltre, potrà occuparsi della gestione degli appuntamenti e rispondere ad eventuali chiamate tramite il centralino aziendale.
Perché scegliere Security Job S.r.l. e dove trovarci?
La nostra struttura è cresciuta e ha raggiunto, con il passare degli anni, sempre una maggiore stabilità grazie alla qualità dei servizi erogati. La nostra capillarità sul territorio italiano ci permette di soddisfare le richieste delle più grandi città d’Italia, dal nord al sud erogando quindi Receptionist Milano , receptionist Roma, receptionist Bergamo, receptionist Napoli, receptionist Torino, receptionist Bologna, receptionist Brescia, receptionist hotel Roma centro, receptionist hotel Europa, receptionist hotel Sardegna, receptionist Trento, receptionist hotel Catania, receptionist hotel puglia
In aggiunta l’agenzia è organizzata in tutta Italia con personale qualificato per le mansioni di receptionist aziendale, front desk receptionist, receptionist studio medico, receptionist con lingua inglese, receptionist segretaria.
